Hôm qua có 1 học viên hỏi Tú “ Anh ơi,làm sao để mình có thể đối soát hàng hoàn trên Shopee ạ, nhà e lượng đơn cũng khá nhiều 1 ngày, cũng có những đơn hàng hoàn về nhưng e không biết là Shipper có giao đủ hết các đơn hoàn không, có cách nào check được không ạ ?
Tú cũng như các bạn. Ban đầu lượng đơn không nhiều chỉ 5-7 đơn 1 ngày, việc kiểm soát rất đơn giản,đơn nào giao thành công được đơn nào khách boom không nhận, đều có thể xử lý được. Rồi nhà Tú đổ tiền vào Marketing nhiều hơn, lượng đơn ngày càng nhiều, khiến việc kiểm soát khó khăn hơn và Tú cũng quên mất việc đối soát đơn hoàn của nhà mình cũng chỉ tập trung vào Marketing gần như không bận tâm đến việc hàng hoàn của Shop, Shipper trả bao nhiêu nhà mình nhận bấy nhiêu. Nhưng 1 ngày Tú nhận thấy, lượng đơn hàng nhà mình nhiều như vậy thì liệu Shipper họ có lấy cắp không, trong lòng bắt đầu nảy sinh nghi ngờ và Tú quyết tìm ra cách để mình có thể kiểm soát đơn hàng của nhà mình một cách kỹ lưỡng nhất. Tú cũng xin chia sẻ với anh chị em về cách mà Tú đã làm.
Trước hết anh chị em cần xác định các đơn hàng mà mình phải ĐỐI SOÁT
Trong các trạng thái đơn hàng thì để đối soát hàng hoàn chúng ta chỉ cần quan tâm đến các đơn hàng hủy thôi vì chỉ có đơn hủy mới có cái để đối soát.
Có 4 trạng thái đơn hủy mà anh chị em cần quan tâm
1. Huỷ đơn do người bán:
2.Huỷ bởi người mua
3.Yêu cầu hủy đơn hàng của người mua đã được chấp nhận
4. Hủy bời hệ thống tự động của Shopee.
Đây là mục mà anh chị em cần chú ý nhất, 3 mục trên thì không cần quan tâm, nếu hủy đơn do người bán thì tức là người bán không có hàng để gửi, nếu hủy đơn bởi người mua thì đó là người mua không muốn mua và hàng của shop vẫn chưa được gửi đi còn yêu cầu hủy đơn hàng của người mua đã được chấp nhận, trường hợp này là người mua gửi yêu cầu hủy đơn shop đã đồng ý hoặc để qua 12h đêm tự động đồng ý hủy anh chị em cũng không cần quan tâm vì hàng cũng chưa được gửi đi.
Anh chị em đặc biệt chú ý cho Tú ở trạng thái số 4. sẽ có những trạng thái sau:
→ Huỷ bởi người mua không thanh toán đúng hạn : thanh toán trong vòng 24h khi dùng ví airpay
→ Huỷ bởi người bán không giao hàng đúng hạn
→ Hủy bởi kiện hàng bị thất lạc. Trường hợp này thì kiểm tra ví shopee xem được cộng tiền chưa nếu chưa thì khiếu nại
→ Huỷ bởi giao hàng thất bại
→ Vậy 2 trường hợp “Huỷ bởi người mua không thanh toán khi đúng hạn” và “huỷ bởi người bán không giao hàng đúng hạn” thì chúng ta không cần quan tâm vì hàng chưa được gửi đi
Trạng thái Tú và anh chị em cần quan tâm ở đây sẽ là đơn huỷ “huỷ bởi hệ thống tự động của shopee” với lý do “giao hàng thất bại”.Trước đây các đơn này khi nhìn từ trang quản lý đơn hàng sẽ có đặc điểm là phần giá trị đơn hàng là bằng 0 , các đơn khác thì giá trị >0 nhưng hiện tại thì tất cả đều hiển thị > 0.
VẬY CHÚNG TA SẼ ĐỐI SOÁT NHƯ THẾ NÀO?
Ví dụ: Tú sẽ giao cho nhân viên đối soát hàng ngày. Nếu hôm nay là 22/7 thì buổi sáng nhân viên đến làm sẽ bắt đầu đối soát đơn của 21. Tú hướng dẫn các bạn ấy vào phần “đơn huỷ” xem toàn bộ phần “đơn huỷ” trong ngày 21, lọc ra những đơn ” đã huỷ bởi hệ thống tự động của shopee” với lý do “giao hàng thất bại” – nhìn nhanh thì chỉ cần nhìn phần giá trị thanh toán là 0đ thì chính là đơn hoàn
Chúng ta kiểm tra có 20 đơn huỷ mà hôm qua cả ngày chúng ta chỉ nhận được 18 đơn, tức là bên giao hàng đang giao thiếu 2 đơn- khi này bạn cần ngay lập tức gửi mail khiếu nại lên shopee cũng như bên đơn vị vận chuyển. Các bạn có thể tham khảo mẫu.
Email mẫu:
“Chào shopee
Mình là chủ shop : …
Tên người dùng: …
Sđt đk: ….
Vào ngày ….. bên giao hàng có xác nhận hoàn thành công x…. đơn hàng cho shop mình
ID … đơn hàng như sau:
Hiện tại bên mình vẫn chưa nhận được hàng hoàn
Bên mình đề nghị shopee kiểm tra và xử lý gian lận trên của bên giao hàng để tình trạng trên không tiếp tục diễn ra, làm ảnh hưởng xấu đến uy tín của shopee”
Nếu số lượng đơn thiếu nhiều thì đính kèm bảng excel
Anh chị em đặc biệt chú ý khi nhận hàng bắt buộc yêu cầu Shipper trả hàng đưa hàng cho mình ký, vì khi chúng ta khiếu nại sẽ có bằng chứng ảnh chụp khi trả hàng, nếu chúng ta không kí sẽ không có bằng chứng để khiếu nại.Nếu ship trả hàng nói “không phải ký đâu em” anh chị em dặn với nhân viên nói nói với Shipper trả hàng” em phải kí, anh không cho e ký e không nhận hàng, e khiếu nại”
Khi trả hàng nếu nhân viên viết mã vận đơn ra sổ, các bạn cần khoanh tròn mã đơn vào không để chỗ trống để họ không thể điền thêm, viết số lượng đơn nhận sang bên cạnh và kí vào.Chỉ cần các bạn cẩn thận thì họ đã đề phòng không dám lấy hàng rồi
Đó là toàn bộ quy trình đối soát hàng hoàn của nhà Tú, Tú hy vọng đã chia sẻ được điều hữu ích cho anh chị em, mọi người có thể tham khảo và áp dụng với shop của mình. Chúc anh chị em luôn thành công.
